Phần mềm quản lý phòng gym: cần có gì và chọn thế nào

Một phần mềm quản lý phòng gym tốt phải làm được bốn việc cơ bản: giữ hồ sơ học viên, bán và theo dõi gói tập, chấm công buổi tập, và nhắc chủ phòng những việc sắp đến hạn. Nếu phần mềm làm đủ bốn việc này, đơn giản và dùng được ngay trên điện thoại, thì chủ phòng nhỏ và vừa đã có thể bỏ sổ tay và bảng tính rời rạc.

Bài này viết cho chủ phòng gym không rành kỹ thuật. Bạn sẽ biết phần mềm cần có những gì, nên hỏi gì trước khi chọn, và cách dùng thử 30 ngày để biết chắc nó hợp với phòng của mình.

Vì sao sổ tay và bảng tính dễ làm chủ phòng mệt

Nhiều phòng gym bắt đầu bằng cuốn sổ hoặc một bảng tính. Lúc có vài chục học viên, cách này vẫn ổn. Khi học viên đông lên, có thêm PT, có thêm gói tập mới, mọi thứ bắt đầu rối.

Đây là những tình huống chủ phòng hay gặp:

• Học viên hỏi "em còn mấy buổi?" và bạn phải lật sổ tìm.
• Một gói hết hạn từ tuần trước nhưng không ai nhớ nhắc.
• Hai PT ghi hai con số khác nhau cho cùng một học viên.
• Học viên nợ một phần tiền gói, nhưng khoản nợ nằm ở trang nào thì không ai chắc.
• Bảng tính nằm trên máy của một người. Người đó nghỉ việc, dữ liệu đi theo.

Những việc này không phải lỗi của ai. Chúng xảy ra vì công cụ không được làm ra để theo dõi hạn, buổi và tiền cùng lúc. Phần mềm quản lý phòng gym sinh ra để giải đúng bài toán đó.

Phần mềm quản lý phòng gym làm được gì

Nói ngắn gọn, phần mềm thay cho sổ sách và trí nhớ của bạn. Nó ghi lại ai đã đăng ký gói nào, đã đóng bao nhiêu, đã tập mấy buổi, khi nào hết hạn. Và nó đưa những thông tin đó ra màn hình đúng lúc bạn cần.

Một phần mềm dùng trên trình duyệt có thêm lợi thế: bạn mở bằng máy tính ở quầy, và cũng mở được bằng điện thoại khi đang đi ngoài. Không cần cài đặt phức tạp. Chỉ cần có mạng.

Tám chức năng chủ phòng nên có

Dưới đây là danh sách chức năng nên cân nhắc. Không phải phòng nào cũng cần hết, nhưng bạn nên biết để chọn cho đúng.

1. Quản lý học viên

Mỗi học viên có một hồ sơ: tên, số điện thoại, gói đang tập, lịch sử đi học, ghi chú. Tìm một người phải mất vài giây, không phải vài phút.

2. Gói tập tự tạo

Mỗi phòng bán một kiểu. Phòng thì bán theo tháng, phòng thì bán theo buổi có PT, phòng thì có lớp nhóm. Phần mềm tốt cho chủ phòng tự tạo gói theo tháng, theo buổi hoặc theo lớp, đặt tên và giá tuỳ ý. Bạn không phải chọn trong danh sách gói cứng của nhà sản xuất.

3. Bán gói, thu tiền, công nợ

Khi bán gói, phần mềm ghi lại học viên đã đóng bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu. Cuối ngày hoặc cuối tháng, bạn nhìn được danh sách những ai còn nợ. Không cần cộng tay.

4. Nhắc việc trên màn hình

Đây là chức năng giúp bạn đỡ bỏ sót nhất. Phần mềm hiện cảnh báo khi một gói sắp hết hạn, khi học viên sắp hết buổi, hoặc khi một người nghỉ tập lâu. Cần nói rõ để không hiểu nhầm: cảnh báo hiện ngay trên màn hình, còn việc nhắn Zalo cho học viên thì do bạn hoặc nhân viên tự bấm. Phần mềm không tự gửi tin thay bạn.

5. Chấm công buổi tập

Chấm công là cách biết học viên đã tập hay chưa. Có thể chấm bằng mã QR, hoặc chấm tay khi cần. Với gói có PT, nên có bước PT xác nhận buổi tập rồi mới trừ buổi. Nếu học viên thấy số buổi bị trừ sai, họ có thể báo lại để chủ phòng xem xét.

6. Lịch tháng đi học

Một lịch tháng cho thấy học viên đi tập những ngày nào. Nhìn vào là biết ai đều đặn, ai đang thưa dần.

7. Theo dõi tiến độ

PT có thể nhập số đo như cân nặng, tỷ lệ mỡ, vòng eo, và đăng ảnh. Phần mềm vẽ biểu đồ cân nặng để học viên nhìn thấy mình đang đi đâu. Ảnh chỉ dùng được khi học viên bật cho phép, nên quyền riêng tư của họ được tôn trọng.

8. Hợp đồng

Khi bán gói, phần mềm tạo sẵn hợp đồng từ mẫu. Học viên ký bằng tay vẽ trên màn hình điện thoại hoặc ngay tại quầy, rồi bạn tải về dạng PDF hoặc Word. Bạn có thể xem thêm ở bài hợp đồng tập gym: nội dung cần có và cách ký trên điện thoại.

So sánh ba cách quản lý

Bảng dưới đây đặt ba cách cạnh nhau để bạn dễ hình dung. Đây là so sánh chung, mang tính tham khảo.

Có hai dòng cuối cần nói thật. Phần mềm thì phải trả phí, và bạn phải bỏ công nhập dữ liệu những ngày đầu. Đổi lại, về sau bạn đỡ phải đối chiếu và đỡ bỏ sót.

Bảy câu hỏi nên hỏi trước khi chọn

Đừng chọn theo quảng cáo. Hãy cầm danh sách này và tự kiểm tra từng ý.

1. Phần mềm có dùng được trên điện thoại không? Chủ phòng và PT thường đứng, đi lại nhiều. Dùng được trên trình duyệt điện thoại là rất tiện.
2. Tôi có tự tạo gói tập theo cách mình bán không? Nếu phải sửa cách bán cho vừa phần mềm, đó là dấu hiệu chưa phù hợp.
3. Nhân viên mới học mất bao lâu? Hãy cho một nhân viên thử. Nếu họ làm được trong buổi đầu, phần mềm đủ dễ.
4. PT có xem được hết dữ liệu không? Bạn cần phân quyền. PT chỉ nên thấy phần việc của mình. Phần mềm tốt cho phân quyền bằng các ô tick, rõ ràng, không cần nhờ kỹ thuật.
5. Dữ liệu của tôi có lấy ra được không? Hỏi rõ cách xuất hồ sơ, hợp đồng. Bạn nên chủ động giữ bản của mình.
6. Giá thế nào, có phí ẩn không? Xem kỹ ai trả tiền: chỉ chủ phòng, hay cả học viên và PT.
7. Có cho dùng thử không? Dùng thử đủ lâu để đi qua ít nhất một chu kỳ gói tập mới có ý nghĩa.

Những sai lầm hay gặp khi chọn phần mềm

Chọn quá nhiều chức năng

Phần mềm có hàng trăm nút nghe thì ấn tượng, nhưng nhân viên của bạn sẽ không dùng hết. Chức năng thừa làm màn hình rối. Hãy chọn thứ giải đúng việc bạn đang vướng.

Không cho nhân viên thử

Chủ phòng thử xong thấy ổn, nhưng người ngồi quầy mỗi ngày mới là người dùng nhiều nhất. Hãy để họ dùng thử và nghe ý kiến.

Nhập dữ liệu nửa vời

Nếu chỉ nhập một nửa học viên, nửa còn lại vẫn ghi sổ, bạn sẽ phải xem hai nơi. Hãy chọn một ngày, chuyển hết sang phần mềm, và cùng nhau theo cách mới.

Mong phần mềm tự làm mọi thứ

Phần mềm nhắc bạn, nhưng không thay bạn chăm học viên. Việc gọi, nhắn, động viên vẫn cần con người.

Dùng thử 30 ngày: nên làm gì

Ba mươi ngày là đủ để thấy phần mềm có hợp không, nếu bạn dùng có kế hoạch. Gợi ý như sau.

1. Tuần 1: tạo các gói tập đang bán. Nhập học viên đang còn hạn, ưu tiên những người tập đều.
2. Tuần 2: bán gói mới bằng phần mềm. Thử thu tiền, ghi nợ, tạo hợp đồng.
3. Tuần 3: bật chấm công, cho PT thử xác nhận buổi. Mời vài học viên quen thử xem lịch tháng của họ.
4. Tuần 4: xem danh sách cảnh báo, thử nhắn Zalo cho vài người sắp hết hạn. Hỏi nhân viên và PT: việc nào dễ hơn, việc nào vướng.

Cuối tháng, hãy tự trả lời ba câu: Tôi có tìm thông tin nhanh hơn không? Tôi có bỏ sót ít hơn không? Nhân viên có chịu dùng không? Nếu cả ba đều là "có", đó là tín hiệu tốt.

Ví dụ minh hoạ: một ngày ở quầy

Đây là ví dụ minh hoạ, không phải số liệu thật của phòng nào.

Sáng, chủ phòng mở phần mềm. Màn hình cảnh báo có vài học viên sắp hết hạn và một người đã nghỉ gần hai tuần. Chủ phòng mở từng hồ sơ, xem họ đã tập thế nào, rồi tự bấm nhắn Zalo hỏi thăm. Trưa, một học viên mới đến mua gói ba tháng. Nhân viên chọn gói, ghi tiền đã đóng, phần còn lại ghi nợ, tạo hợp đồng và đưa điện thoại cho học viên ký. Chiều, PT xác nhận các buổi tập trong ngày. Cuối ngày, chủ phòng xem danh sách nợ và lịch sinh hoạt. Mọi thứ nằm ở một nơi.

CHECK GYM có những gì

CHECK GYM là phần mềm quản lý phòng gym chạy trên web, dùng được trên trình duyệt máy tính và điện thoại. Phần mềm có quản lý học viên, gói tập tự tạo theo tháng, buổi và lớp, bán gói, thu tiền và công nợ, nhắc sắp hết hạn, sắp hết buổi, nghỉ lâu, chấm công bằng QR hoặc chấm tay, PT xác nhận buổi, lịch tháng đi học, số đo và ảnh tiến độ, hồ sơ năng lực PT, phân quyền bằng ô tick và hợp đồng ký trên điện thoại. Bạn cũng có thể đọc thêm về cách theo dõi người tập ở bài quản lý học viên phòng gym.

Về giá, chủ phòng trả 199.000đ mỗi tháng hoặc 1.999.000đ mỗi năm. Dùng thử 30 ngày. PT và học viên dùng miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Phòng gym nhỏ có cần phần mềm không?

Không bắt buộc. Nếu bạn chỉ có ít học viên và tự nhớ được hết, sổ tay vẫn ổn. Nhưng khi bắt đầu quên hạn gói, nhầm số buổi hoặc khó đối chiếu tiền, đó là lúc phần mềm đáng để thử.

Tôi không rành máy tính thì có dùng được không?

Được, nếu bạn chọn phần mềm đơn giản. Hãy thử chính tay mình làm ba việc: tạo học viên, bán một gói, chấm một buổi tập. Nếu làm được mà không cần ai chỉ, phần mềm đủ dễ.

Dữ liệu học viên có an toàn không?

Hãy hỏi nhà cung cấp cách họ bảo vệ dữ liệu và cho bạn lấy dữ liệu ra thế nào. Về phía phòng gym, nên phân quyền để mỗi người chỉ xem phần việc của mình, và chỉ dùng ảnh học viên khi họ đồng ý.

Phần mềm có tự nhắn tin cho học viên không?

Ở CHECK GYM, phần mềm hiện cảnh báo trên màn hình. Việc nhắn Zalo do chủ phòng hoặc nhân viên tự bấm. Cách này giúp bạn giữ được giọng điệu riêng khi nói chuyện với từng người.

Dùng thử 30 ngày với CHECK GYM

Muốn biết phần mềm có hợp với phòng của mình, cách tốt nhất là tự dùng thử. Đăng ký dùng thử CHECK GYM 30 ngày, tạo vài gói tập, nhập một nhóm học viên và xem công việc hằng ngày nhẹ đi đến đâu.